8 полезных советов для работы с документами

Деятельность учителя-предметника, а тем более классного руководителя, только наполовину состоит из живого общения с детьми и родителями, проведения уроков и мероприятий. Ведение документации – обратная, не всегда заметная посторонним, однако весомая и трудоёмкая часть работы педагога. Особенно тяжело приходится начинающим педагогам. Предлагаем 8 советов, как избежать излишней «бумажной» работы и оптимизировать её.

1. Знайте государственную документацию, связанную с организационными аспектами педагогической деятельности. Прежде чем приступать к работе с документацией, убедитесь, что это предусмотрено законом. Требования администрации школы не должны противоречить Трудовому кодексу и федеральному законодательству. Найдите на сайте Министерства образования РФ и сохраните себе в отдельную папку на компьютере ФГОС, профессиональный стандарт педагога прочтите документы, регламентирующие педагогическую деятельность. Периодически проверяйте обновления в законодательной сфере.

2. Будьте внимательны, подписывая трудовой договор при приеме на работу. В большинстве случаев этот документ составляется по единому образцу и содержит одинаковый перечень обязанностей. Но в целом его пункты подлежат обсуждению. Администрация школы может вносить изменения согласно собственной программе. Поэтому при трудоустройстве внимательно изучите все положения трудового договора. При возникновении вопросов попросите работодателя объяснить те или иные требования, в случае необходимости – предоставить локальный акт, фиксирующий выполнение указанных обязанностей (внутренний приказ, должностная инструкция). В дальнейшем это убережёт вас от выполнения не своей работы.

Выполнение обязанностей сверх должностных инструкций должно быть оформлено специальным приказом и оплачено.

3. Заглядывайте в архивы учебного заведения. Иногда при получении распоряжения сверху о предоставлении того или иного документа начинается паника и поиск шаблонов в интернете. Посмотрите школьные архивные папки, возможно, подобный документ уже составлялся ранее. При возможности все шаблоны храните в электронном варианте. Особенно это касается тех документов, заполнение которых является стандартным и повторяется из года в год.

4. Станьте уверенным пользователем персонального компьютера. В последнее время наблюдается тенденция к автоматизации всего документооборота. Работа с компьютерными файлами отнимает меньше времени, позволяет проще вносить исправления и изменения, систематизировать документы. Обучающие руководства по работе с текстовыми файлами, таблицами и графическими редакторами можно найти в интернете. Вам не придётся больше делать рукописные записи, перечеркивая и переписывая документы, истратив бумагу, чернила, время и нервы. При наличии в учебном заведении мультимедийной доски можно не распечатывать учебные материалы, а продемонстрировать их в виде презентации.

5. Минимизируйте дублирование электронных и бумажных вариантов. Этот пункт указан в «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей». Храните только в электронном варианте все документы, которые можно не распечатывать. Это значительно освободит рабочее пространство и сэкономит траты. Если в школе есть доступ к беспроводному интернету и возможно ведение только электронного журнала-дневника, настройте его на своём гаджете и используйте во время занятия.

6. Дублируйте электронные файлы. Техника имеет неприятное свойство приходить в неисправность в самый неподходящий момент. Поэтому в противовес предыдущему совету отметим, что лучше хранить важные документы в нескольких электронных вариантах: на жестком диске, на флешке и на Яндекс либо ГуглДиске. Желательно использовать на компьютере диск D, а не C, поскольку последний используется операционной системой. В случае поломки и переустановки все ваши файлы будут стерты.

7. Определите степень важности. Когда требуется подготовить огромное количество документов, рассортируйте их относительно того, насколько срочными и важными они являются. Например, создайте на компьютере папки "Срочно" и "Долгосрочно". Отметьте крайний срок выполнения. Таким образом, вы сделаете первоначальную фильтрацию документов. То же самое можно проделать с бумажными документами, разложив их по нескольким папками и прикрепив к каждому из них листки с пометками.

8. Называйте файлы и папки таким образом, чтобы сразу было понятно, что внутри. Этот совет тоже касается как печатных, так и электронных документов. Лучше потратить некоторое время и давать изначально четкие и понятные наименования, чем потом судорожно вспоминать, что именно находится в этом синем скоросшивателе или что хранит в себе таинственный Документ 1.